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Por Mileni Darski Garcia
Os impactos causados pela pandemia no escritório Jane Berwanger Advogados Associados.
Conforme dados da OMS (Organização Mundial da Saúde), o primeiro caso de codiv-19 no Brasil foi confirmado em 26 de fevereiro de 2020, a partir de então, observou-se a adoção de uma série de medidas, em âmbito nacional, para a contenção da disseminação do vírus, impondo uma necessidade de transformação na forma de atuação de empresas dos mais diversos setores.
No escritório de advocacia Jane Berwanger Advogados Associados não foi diferente, em meados de março de 2020, já se começou a sentir os primeiros reflexos da pandemia, com a necessidade de redirecionar a equipe de trabalho do formato presencial para o trabalho remoto, o chamado Home Office. Inicialmente, foram necessárias adequações no atendimento telefônico, com a ampliação do número de telefones celulares, e o direcionamento de ligações para estes números, também foram necessárias adequações quanto as estações de trabalho que tiveram que ser preparadas para que os colaboradores pudessem trabalhar de casa.
Além disso, também foi necessário adequar as funções de colaboradores das áreas administrativas, já que estes tiveram uma redução nas atividades desempenhadas no formato presencial, bem como, alguns ajustes no formato da realização de reuniões de equipe, que passaram a ser feitas no formato virtual.
Durante o período da pandemia, além de já utilizar um software de gestão jurídica, o qual se mantém o mesmo, a empresa migrou sua operação de armazenamento de dados, de e-mail e de interação, passando a utilizar a plataforma do Microsoft office 365, o que facilitou o acesso aos dados de forma remota e a realização de reuniões virtuais.
O escritório também investiu em uma revitalização do seu site e contratou uma empresa especializada em comunicação e marketing para ampliar a utilização de suas redes sociais, especialmente via facebook e Instagram.
Quanto ao atendimento a clientes, os reflexos foram sentidos especialmente no atendimento a clientes próprios, visto que estes eram atendidos na sua grande maioria em formato presencial. Assim, o escritório começou a disponibilizar consultas online, no formato de chamadas de vídeo, através de ferramentas como Teams, Zoom e WhatsApp. Ainda, adotou-se o WhatsApp como ferramenta principal para informações aos clientes e parceiros sobre andamento de processos e também sobre demandas para atendimentos às exigências dos processos.
Quanto aos aspectos econômicos, existem dois pontos relevantes, sendo como ponto positivo a redução de despesas fixas, como água, luz, material, despesas de transporte, etc. E um ponto negativo foi a menor prospecção de novos clientes, em especial clientes próprios, motivada pela insegurança causada pela pandemia e também pelas dificuldades no uso da tecnologia.
Conforme a flexibilização das normas de enfrentamento da pandemia, e a retomada das atividades presenciais no escritório, já foram tomadas algumas decisões, como a possibilidade de adesão a modalidade de trabalho híbrido, onde os colaboradores poderão mesclar a realização do trabalho entre o formato presencial e o formato remoto. Quanto ao atendimento aos clientes, também está sendo disponibilizado o formato de atendimento presencial ou online conforme escolha do cliente. Quanto ao uso de tecnologias, além das ferramentas já adotadas, estuda-se a possibilidade de migração para um novo software de gestão jurídica, com o intuito de conferir ainda mais agilidade ao trabalho e também a implantação de uma ferramenta de gestão de WhatsApp, para uniformizar a comunicação com clientes e parceiros.
Em resumo, apesar de todo o transtorno que a pandemia causou nas empresas e na sociedade em geral, não deixando de enfatizar os problemas relacionados à saúde pública e as milhares de vítimas da Covid-19, pode-se dizer que a empresa Jane Berwanger Advogados Associados teve um saldo positivo. Especialmente no que tange ao uso da tecnologia, pois imputou mais agilidade a muitos de seus procedimentos internos, ampliou a possibilidade de atendimento a clientes através da modalidade on-line e facilitou a interação entre as equipes para a realização de cursos e reuniões.
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